Struktur Organisasi

Untuk lebih efektifnya penyelenggaraan dan pelaksanaan fungsi UPT Kearsipan memiliki rancangan struktur  dan tugas berikut.

unram

Struktur UPT Kearsipan UNRAM

Uraian Tugas

  1. Kepala mempunyai tugas:
    1. Memimpin UPT Kearsipan Universitas Mataram
    2. Melakukan Perencanaan Pengelolaan Kearsipan
    3. Melakukan Penyusunan Program Pengelolaan Kearsipan
    4. Melakukan Pengaturan Pengelolaan Kearsipan
    5. Melakukan Pengendalian Pelaksanaan Kegiatan Kearsipan
    6. Melakukan Pemantauan dan Evaluasi serta Pengelolaan Sumber daya manusia Kearsipan
    7. Membina dan melaksanakan kerja sama dengan instansidan organisasi lain
  2. Tata Usaha, dikoordinir oleh Koordinator mempunyai tugas:
    1. Melakukan urusan surat masuk/keluar
    2. Perlengkapan/kebutuhan barang
    3. Kepegawaian
    4. Kerumahtanggaan
    5. Keuangan
    6. Perencanaan
    7. Pemberkasan arsip aktif
  3. Bidang Akuisi dan Pengolahan Arsip mempunyai tugas:
    1. Melayani penyerahan dan konsultasi pemusnahan arsip
    2. Melayani telaah persetujuan pemusnahan arsip
    3. Melakukan wawancara sejarah lisan dalam rangka menggali keautentikan arsip
    4. Melakukan penetepan Daftar Pencarian Arsip (DPA)
    5. Menyelamatkan arsip unit kerja yang mengalami penggabungan
    6. Melaksanakan pengelolaan arsip statis
    7. Melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi arsip dalam rangka pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun
    8. Melakukan identifikasi, penilaian dan verifikasi serta menyusun daftar arsip yang dimusnahkan yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun
    9. Melakukan idenfikasi, penilaian dan verifikasi serta menyusun daftar arsip dalam rangka penyerahan arsip statis
    10. Melakukan penyusunan sarana bantu penemuan kembali arsip statis
  4. Bidang Layanan dan Pengembangan Teknologi Informasi Kearsipan mempunyai tugas:
    1. Melakukan pelayanan arsip
    2. Mengelola dan atau mengolah data dan informasi kearsipan  Rektorat, Fakultas, UPT, Lembaga, Pascasarjana, Rumah Sakit, dan UnitKerja dengan sebutan lain di lingkungan Universitas Mataram, atau informasi dari luar sesuai ketentuan
    3. Melakukan perawatan, pengamanan system dan basis data kearsipan
    4. Pelayanan dan pengembangan sistem jaringan, database dan maintenance lainnya sesuai perkembangan teknologi
    5. Mengolah dan menyajikan arsip aktif, inaktif dan statis menjadi informasi
    6. Menyediakan  informasi untuk penyelenggaraan SIKN dan JIKN
  5. Bidang Preservasi, dan Konservasi arsip mempunyai tugas:
    1. Melaksanakan pemeliharaan fisik dan informasi arsip, kondisi ruang simpan serta sarana prasarana arsip
    2. Melakasnakan preservasi dan konservasi arsip statis
  6. Bidang Pembinaan, Pengawasan dan kerjasama Kearsipan mempunyai tugas:
    1. Melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan  pengelolaan Kearsipan Rektorat, Fakultas, UPT, Lembaga, Pascasarjana, Rumah Sakit, dan UnitKerja dengan sebutan lain di lingkungan Universitas Mataramdi Lingkungan Universitas Mataram
    2. Melakukan kerjasama bidang Kearsipan
  7. Bidang Pengelolaan Arsip Central File mempunyai tugas:
    1. Melakukan Pengelolaan Arsip Central File yang ada di Rektorat, Fakultas, UPT, Lembaga, Pascasarjana, Rumah Sakit, dan UnitKerja dengan sebutan lain di lingkungan Universitas Mataram

 

Bagikan